Was ist Cloud-Buchhaltung?

Cloud-Abrechnungssoftware ähnelt traditioneller, lokaler oder selbstinstallierender Abrechnungssoftware, nur die Abrechnungssoftware wird auf Remote-Servern gehostet, ähnlich dem SaaS-Geschäftsmodell (Software as a Service). Die Daten werden in die „Cloud“ geschickt, dort verarbeitet und an den Benutzer zurückgegeben.

Alle Anwendungsfunktionen werden extern und nicht auf dem Desktop des Benutzers ausgeführt. Beim Cloud Computing greifen Benutzer über das Internet oder ein anderes Netzwerk über einen Cloud-Anwendungsdienstleister auf Softwareanwendungen zu.

Die Verwendung von Cloud-Accounting-Software befreit das Unternehmen von der Installation und Wartung von Software auf einzelnen Desktop-Computern.

Cloud-Accounting-Lösungen ermöglichen es auch Mitarbeitern in anderen Abteilungen, Remote- oder Zweigstellen, auf die gleichen Daten und die gleiche Version der Software zuzugreifen.

Organisatorisches Reporting und Transparenz

Mit Onlinebuchhaltung ist es auch einfacher, Echtzeit-Berichte und Transparenz in Ihrem gesamten Unternehmen zu erhalten, mit mehr mobilen Funktionen und Zusammenarbeit. Abonnementbasierte Modelle sind bei Cloud-Accounting-Anbietern beliebt, und in den meisten Fällen sind diese Abonnements nutzungsabhängig. Unternehmen, die ein Cloud-Accounting-Abonnement bezahlen, erhalten Updates der Software sofort nach ihrer Ankunft, ohne dass zusätzliche Softwarekäufe erforderlich sind.

Worin besteht der Unterschied zwischen Cloud-Buchhaltung und herkömmlicher Buchhaltungssoftware?

Es gibt mehrere wesentliche Unterschiede zwischen Cloud-Buchhaltung und herkömmlicher, lokaler Buchhaltung. Zum einen ist die Cloud-Abrechnung flexibler. Auf die Buchhaltungsdaten kann von überall auf jedem Gerät mit Internetverbindung zugegriffen werden, und nicht auf einigen wenigen ausgewählten lokalen Computern. Zweitens, im Gegensatz zu herkömmlicher Buchhaltungssoftware, aktualisiert die Cloud-Buchhaltungssoftware die Finanzinformationen automatisch und liefert die Finanzberichterstattung in Echtzeit.

Dadurch sind die Kontensalden immer korrekt und es treten weniger Fehler durch manuelle Dateneingabe auf. Sie sind auch besser in der Lage, Transaktionen mit mehreren Währungen und mit mehreren Unternehmen effizienter abzuwickeln.

In der Welt vor Ort, jedes Mal, wenn ein Unternehmen wächst, entstehen ihnen höhere Softwarelizenz- und Wartungskosten sowie neue Lizenzen und Gebühren für Datenbanken, Systemmanagement und andere Software. Möglicherweise muss das Unternehmen auch teure Investitionen in neue Hardware, wie beispielsweise Server, tätigen. Mit Cloud-Lösungen bleiben Unternehmen nicht an permanenten, teuren Geräten und Lizenzen hängen, wenn Ihre Geschäftsverträge auslaufen, und es gibt auch keine großen Kostenspitzen, wenn sie ein wenig expandieren.

Auch der Wartungsaufwand für das Cloud Accounting ist deutlich geringer als bei herkömmlichen Systemen. Der Cloud-Anbieter vervollständigt die Backups, Updates erfolgen automatisch und es muss nichts heruntergeladen oder auf einem Firmencomputer installiert werden.

Sind meine Finanzdaten durch Cloud Accounting sicher?

Cloud-Buchhaltungslösungen bieten eine ebenso sichere (und manchmal sogar sicherere) Methode zur Speicherung von Finanzinformationen als herkömmliche Buchhaltungssoftware. So kann beispielsweise ein Firmencomputer oder Laptop mit kritischen Finanzinformationen verloren gehen oder gestohlen werden, was zu einem Informationsverlust führen kann. Die Cloud-Abrechnung hinterlässt jedoch keine Spuren von Finanzdaten auf den Computern des Unternehmens, und der Zugriff auf diese Daten in der Cloud ist verschlüsselt und passwortgeschützt. Das international wohl bekannteste Programm is Quickbooks, an dessen Eigenschaften sich auch deutsche Programme orientieren.

Auch der Datenaustausch ist weniger beunruhigend. Bei der Cloud-Abrechnung benötigen zwei Personen lediglich Zugriffsrechte auf das gleiche System mit ihren eindeutigen Passwörtern. Herkömmliche Methoden erfordern oft Flash-Laufwerke, um Daten zu transportieren, die verloren gehen oder gestohlen werden können.

Schließlich verfügen Cloud-Anbieter in der Regel über Backup-Server an zwei oder mehr Standorten. Sollte ein Server-Netzwerk ausfallen, haben Sie trotzdem Zugriff auf Ihre Daten. Informationen, die nur vor Ort aufbewahrt werden, können bei einem Brand oder einer Naturkatastrophe zerstört oder beschädigt werden und werden möglicherweise nie wiederhergestellt.

Wird mir ein Cloud-Abrechnungssystem Geld einsparen?

Unternehmen, die Cloud-Accounting nutzen, benötigen weniger anfängliche Serverinfrastrukturen zur Datenspeicherung, und IT-Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, diese zu pflegen oder das Cloud-Accounting-System zu aktualisieren. Weniger Gemeinkosten und keine neuen Softwarekäufe bedeuten für Unternehmen größere Einsparungen. Für die Welt vor Ort ist es genau das Gegenteil. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen wächst, entstehen ihnen höhere Softwarelizenz- und Wartungskosten sowie neue Lizenzen und Gebühren für Datenbanken, Systemmanagement und andere Software.

Welche Vorteile bietet Cloud-Buchhaltung?

Tausende von Unternehmen sind bereits mit Onlinebuchhaltung oder anderen Cloud-Anwendungen vertraut. Sie sind damit vertraut und wissen, wie es funktioniert. Wir haben uns für die Plattform entschieden, um Unternehmen eine schnelle und einfache Möglichkeit zu bieten, ihre Buchhaltung auf eine leicht zugängliche Cloud-Plattform umzustellen, die sie bereits kennen und vertrauen. Die wahre Stärke der End-to-End-Lösung besteht darin, wie Cloud-Buchhaltung Ihre Geschäftsprozesse und Ihr Reporting verbessert. So kann das Cloud-Buchhaltung beispielsweise Kundenaufträge oder Rechnungen direkt und automatisch aus Angeboten oder benutzerdefinierten Objekten erstellen. Dadurch wird der buchhalterische Teil des CRM in den Buchhaltungsprozess eingeleitet und ein vollständiger Transaktionssatz erstellt, der auf Anfragen-Ebene beginnt und automatisch durch die Debitorenbuchhaltung in das Hauptbuch fließt. Dieser nahtlose Prozess eliminiert manuelle Aktivitäten und automatisiert die Möglichkeit des Cash-Prozesses.